قسمت اول

معرفی کمیسیون موارد خاص

شورای بررسی موارد خاص وضعیت دانشجویانی را که جریان تحصیل آنان به خاطر علل غیرارادی با مشکل مواجه گردیده و همچنین دانشجویان اخراجی و یا درحال اخراج و دانشجویانی که بنا به دلایلی غیبت موجه دارند و مشکل آنان با مقررات و آئین‌نامه‌های آموزشی موجود قابل حل نمی‌باشد را مورد بررسی قرار می‌دهد. ضمناً شورای بررسی موارد خاص دارای آئین نامه اجرایی در ۱۳ ماده و ۱۹ تبصره می‌باشد.

برخی از دلایل مبنی بر خاص بودن وضعیت دانشجو :

- ازدواج در زمان دانشجویی برای دانشجویان دختر با ارائه مدارک

-  بیماری با تأیید پزشک همراه با مدارک و مستندات

- کفالت خانواده برای دانشجویان پسر با مدارک و مستندات

- ازدست دادن والدین در حین تحصیل

 - بروز مشکلات روحی و روانی (افسردگی، استرس و...) در حین تحصیل با تأیید مرکز مشاوره دانشگاه

- تغییر محل سکونت در حین تحصیل برای دانشجویان دختر

- بیماری صعب العلاج والدین در حین تحصیل با مدارک و مستندات

پرونده هایی که اولین بار در خصوص بازگشت به تحصیل و  تمدید سنوات، عدم مراجعه، مرخصی بدون احتساب در مقطع کارشناسی و تمامی انتقال ها، میهمانی‌ها در مقاطع مختلف تحصیلی می باشند، در شورای بررسی موارد خاص داخلی طرح و بررسی می‌شود. در صورت لزوم پرونده ها به شورای بررسی موارد خاص استانی ارجاع داده‌ می‌شوند.

در دانشگاه اراک کارشناس مسئول کمیسیون موارد خاص بر عهده سرکار خانم معصومه آقایی می باشد.

قسمت دوم (نحوه ثبت درخواست در سامانه سجاد)

قابل توجه کلیه دانشجویان، جهت درخواست در شورای بررسی موارد خاص (استانی یا داخلی) می بایست به سامانه سجاد در آدرس https://portal.saorg.ir مراجعه نموده و بعد از ثبت نام، درخواست خود را به صورت اینترنتی ثبت نمایند. راهنمای ثبت نام و ثبت درخواست کمیسیون در بخش قوانین و مقررات سامانه موجود می باشد. توصیه می شود دانشجویان این راهنما را مطالعه نمایند.

دانلود راهنمای ثبت درخواست کمیسیون در سامانه سجاد

قسمت سوم (راهنمای ثبت درخواست در سامانه سجاد)

1. ثبت درخواست شورای بررسی موارد خاص در سامانه سجاد، شامل دو مرحله ثبت نام و سپس ثبت درخواست است. پس از اتمام مراحل ثبت نام کارتابل شما در سامانه سجاد ایجاد می‌شود. جهت ثبت درخواست می بایست از گزینه: خدمات <---اموردانشجویان داخل <----شورای بررسی موارد خاص را انتخاب کنید.

۲.اگر گزینه شورای بررسی موارد خاص در منوی شما وجود ندارد به این دلیل است که در زمان ثبت نام تمام مقاطع تحصیلی خود را وارد نکرده‌اید. دانشجو باید در زمان ثبت نام حداقل دو مقطع تحصیلی قبلی خود را وارد نماید. وضعیت مقاطع قبلی را دانش آموخته و وضعیت مقطع تحصیلی جاری را در حال تحصیل انتخاب نمایید.

2. پس از انتخاب گزینه شورای بررسی موارد خاص فرم آن نمایش داده می‌شود. اطلاعات خواسته شده در فرم را با دقت تکمیل نمایید. توضیحات مربوط به شرایط خاص خود را نوشته و حتماً مدارک و مستندات مربوط به آن را بارگذاری کنید. از بارگذاری مدارک غیر مرتبط با درخواست خودداری نمایید. مدارک پزشکی قبل از بارگذاری حتما باید به تایید پزشک معتمد دانشگاه (مرکز بهداشت) رسیده باشد. فقط امکان بارگذاری یک فایل وجود دارد، اگر مدارک شما بیشتر از یک صفحه است آنها را به صورت یک فایل PDFدرآورده سپس بارگذاری نمایید.

۳.کلیه دانشجویان که عدم مراجعه داشته‌اند حتماً مدارک و دلایل عدم مراجعه را ضمیمه نمایند. خصوصاً آقایان نسبت به ثبت تصویر کارت پایان خدمت یا نامه معافیت تحصیلی اقدام نمایند.

4. درخصوص سنوات دانشجویان مقطع کارشناسی ارشد و دکتری حتماً  کلیه مدارکی که باعث عدم موفقیت دانشجو بوده و روند تحصیل را طولانی نموده است + پروپوزال یا  آزمون جامع در چه مرحله‌ای است و نظر استاد راهنما که چند درصد از کارپایان نامه/ رساله انجام شده و تا چه بازه ای آماده دفاع است،  ضمیمه شود.
5. گزینه فیش واریزی در فرم با آپلود فیش واریزی به مبلغ ۳۰۰/۰۰۰ ریال (سی هزارتومان) به شماره حساب شبا ۹۵۰۱۰۰۰۰۴۰۰۱۱۱۰۴۰۳۰۲۰۰۴۱ IR با ذکر شناسه ۳۷۱۱۱۰۴۵۱۱۲۰۰۰۴۰۰۱۱۱۱۴۰۳۰۲۰۰۴۱ تحت عنوان هزینه یا جرائم صدور یا تجدید خدمات آموزشی ثبت گردد. اصل فیش پس از دریافت کد رهگیری و پایان فرایند ثبت نام به کارشناس موسسه یا کارشناس مواردخاص تحویل داده شود.

۶.تاریخ شروع و پایان در فرم به معنی تاریخ شروع و پایان درخواست شماست. در صورتی که تاریخ ورودی شما با خطا مواجه شد تاریخ را تغییر دهید.

7. پس از تکمیل فرم درخواست و ثبت آن، یک کد پیگیری دریافت می‌کنید که به معنی اتمام مراحل ثبت نام و ثبت درخواست شما می‌باشد. پس از بررسی آموزش و در صورتی که پرونده کامل باشد، درخواست برای کارشناس شورای  موارد خاص دانشگاه ارسال خواهد شد.
8. تمام مراحلی که توسط کارشناس آموزش و کارشناس موارد خاص دانشگاه و کارشناس موارد خاص استان تا صدور رای نهایی انجام می‌شود در کارتابل شما در سامانه سجاد قابل مشاهده است. بنابراین پیگیری درخواست و اینکه پرونده در چه مرحله ای قرار دارد فقط از طریق سامانه سجاد امکان‌پذیر است.

۹.از تماس تلفنی یا مراجعه حضوری برای اطلاع از وضعیت پرونده خودداری نمایید. اساساً راه اندازی سامانه سجاد به منظور انجام امور به صورت مجازی است و تماس های مکرر و مراجعه حضوری جهت پیگیری پرونده فقط باعث اتلاف وقت کارشناسان و در نتیجه تاخیر در بررسی پرونده ها و صدور آراء می شود.

10. پس از تائید و ثبت پرونده و ارجاع به مواردخاص استان پیامی به این مضمون برای دانشجو ارسال می‌گردد: « جهت ادامه فرایند و پرداخت بانکی به کد رهگیری مراجعه نمائید» دانشجو با مراجعه به سامانه و تکمیل شماره کارت بانکی و رمز دوم، مبلغ ۱۵ تومن به حساب اموردانشجویان کسر و اکنون پرونده شما در شورای مواردخاص استان است. کلیه مراحل شامل در حال بررسی کارشناسی، ارجاع به دبیر،  طرح در جلسه و ثبت رای پرونده  توسط کارشناس برای دانشجو پیام می‌شود و در پایان با پیام «فرایند خاتمه است» پرونده دانشجو پایان و ثبت رای می‌گردد.
11. پرونده ها به ترتیب تاریخ ثبت درخواست، در دستور کار شورای بررسی موارد خاص قرار گرفته و پس از تشکیل جلسه، آراء در سامانه سجاد ثبت می‌شود. پس از آن یک بازه دو روزه تا انشاء و امضای صورتجلسه و ارسال به آموزش دانشگاه در نظر بگیرید.